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会議で司会を務める時効率の良い進め方とは!?

投稿日:2018年3月26日 更新日:


こんにちは!
みなさんは、会社でどのくらいの頻度で会議がありますか?
けっこう頻度が多いのが実態だとおもいます。そして思うのが、あまり効率的ではない…

「どうしたら会議の司会で効率良く進められるの??」

どうせやるなら、生産性の高く、効率的な会議をしたいですよね。
今回は、会議で司会を務める時に効率良く進めるために必要なことをまとめてみました!

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全体の流れを把握しておこう!


まず司会の役割は、会議全体の管理です。
そのために必要な事、今回は3つにまとめてみました。

ゴールを全員で認識しよう!

まずは、その会議の意義を明確にして、会議のゴールを出席者全員で認識してもらいましょう。

全員で目的を1つにすることで、無駄な脱線などが少なくなります。
全員の意識を、会議のゴールに結びつける事ができれば、とても効率がよくなります。

その際に気をつけるべきは、司会者であるあなた自身が一番ゴールを認識しなければならないことです。

多少の脱線は許可するのがファシリテーターの役割です。
ですが、会議のゴールに向かわないと思ったら、すぐに軌道修正できるように、司会者が一番ゴールを強く認識する必要があります。

タイムマネジメントを意識しよう!

そして会議の効率化で意識しなければならないことは、タイムマネジメントです。

会議の全体の時間から逆算して考えて、結論やタスクの割り振りなどに最後の何分、議論に何分、情報共有に何分、というふうに、あらかじめ時間管理の流れを決めておきましょう。

そしてこれを出席者に共有する事で、全員がタイムキーパーになることができます。

自由に意見を言える場にしよう!

効率的な会議で大切なのは、ゴールの設定です。
しかし、同時に意識しなければならないのが、自由に意見を言える場であること。

若干、矛盾しているように見えますよね。
自由に意見を言えるということは、議論が軸からそれてしまう可能性は高くなりますし、タイムマネジメントがうまくいかない可能性もあります。

そんなときは、よく思い出してください。
効率的に会議をすることが、その会議のゴールなのでしょうか?

それは、確実にNOと言えます。
会議のゴールは、生産性をあげること。会議をやった意味を持たせること、これが大前提です。

そのためには、誰もが自由に意見を言えるような会議でないといけません。
しっかり全員が自分の意見を主張する場であれば、逆に効率的になることもあります。

もちろん、話がそれたり、時間にルーズになりがちになるかもしれません。
そんなときに、先の2つのことを意識するようにしましょう。

資料と必要な機器は事前にきちんと準備しよう!


では、効率的な会議のために必要な資料、そして機器についてもまとめます。

アジェンダを準備しよう!

まず大切なのが、アジェンダです。
アジェンダと言ってしまうと、なんだかかしこまった感じに聞こえてしまいますが、もっと簡単なものです。

日時、場所、時間の流れ、出席者、会議目的、会議内容、これからのスケジュール、まとめるのはこれくらいです。

会議の2日前までに出席者に送る事ができればベスト!

会議全体の構造を、出席者に周知しましょう!

ホワイトボードを忘れずに!

そして会議中に必須なのが、ホワイトボードです。

プロジェクターでもいいんですが、どうしてもスライドに力を入れがちになってしまいます。

会議の種類にもよりますが、もしアウトプットをたくさんする、ブレーンストーミングのようなアイデア出しの会議の場合には、ホワイトボードを必ず準備するようにしましょう。

手で書く事で脳が活性化されるという研究もあります。

頭をフル回転させるときは、ホワイトボードを必ず使うようにしましょう!

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まとめ


いかがでしたか?
効率的な会議には準備が必須!
出席者とゴールを統一して、実りある会議にしましょう!

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