会社で扱う重要書類には、必ず上司の確認や許可のための押印が必要になってきますよね。
押印をお願いする際、顔を合わせての場合なら多少失礼があったとしても、関係性によって許されることもあるでしょうが、メールで送信する場合は注意が必要です。
そこで今回は、上司に依頼やお願いをする際のメールの書き方やすぐに使える例文、また注意点について詳しくみていくことにしましょう。
目次
上司に押印をお願いしなければならないのはこんな時
実際、どんな時に上司に押印をお願いしなければいけないのでしょうか。
・見積書（報酬・費用の見込額を書面に記載したもの）
・請求書（取引先に金銭を請求する書類）
・納品書（サービス・商品を相手方に納品したことを証する書類）
・領収書（金銭受領、支払いを証明する書類）
・申請書（自己の希望を申し立てる書類）
・稟議書（会議のための簡易案件を作成し、同意を求める書類）
・社内文書（企業や組織の内部で取り交わす文書）
意外にたくさんあるように感じますが、この書類全てにおいて依頼内容の書面を変える必要はありません。
基本さえ押さえておけば、どの書類も同じ形で大丈夫ですので安心してくださいね。
押印をお願いする時のメールのルールとマナー
実際に、上司に依頼・お願いメールを書く際の基本として、
- 依頼するときは5W1Hを明確にしたメールを心掛ける
- 細かい気遣いを心掛ける
- 正しい敬語を使う
の３つのポイントを押さえておきましょう。
5W1Hを明確にしたメールを心掛ける
依頼内容をより明確に伝えるために、5W1Hの条件を満たすよう心がけましょう。
一読しただけで依頼内容が把握できる、簡潔なメールを送ることが重要です。
かい気遣いを心掛ける
メールはどうしても冷たい印象を与えてしまいがちです。
そこで、できるだけメール文中には気遣いの言葉を挟むよう心がけましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用のところ恐れ入りますが」など、相手を配慮した一文があれば、誠実さを感じてもらえるでしょう。
正しい敬語を使う
上司は、メールの依頼内容はもちろん、正しく敬語を使えているかどうかも見ています。
敬語はビジネスマンにとっては基本中の基本。
使い方を間違えてしまうと、評価を下げてしまう可能性があります。
押印・捺印をお願いする依頼メールの文例
それでは、押印・捺印をお願いする実際の依頼メールをご紹介しましょう。
〇部長
お疲れ様です。□□です。
先日ご依頼をいただきました△△に関する申請書を添付ファイルにてお送り致します。
ご査収ください。
問題がなければ承認欄にご押印の上、ご返送いただきますようお願い致します。
お手数をお掛けして恐れ入りますが、何卒宜しくお願い申し上げます。
署名
上記が礼儀正しいメールの文例となります。
「ご査収ください」は、「よく確認して受け取ってください」という意味になり、ビジネスメールでは非常に使い勝手がいいとされていますので覚えておきましょう。
上司に押印を依頼する時は、謙虚な文面に仕上がるように、忙しい相手を気遣う言葉を末尾に書き記すのも大切です。
弊社って書き言葉？御社・貴社など知らないと恥かくビジネス用語！
ある大学生が就活を通して、ビジネス用語の知らなさを痛感したという話です。
特に気になったのが、会社の方が使用する言葉の「弊社」という言葉でした。
「弊社ともいうけど、当社ともいうよね？てか、御社と貴社も同じだよね？」
この言葉を使い分けられている新入社員って、あまり見かけないような気がします。
こちらの記事を読んでしっかりマスターしちゃいましょう！
できるビジネスマンへの第一歩？上司への押印のお願いメールのマナー！のまとめ
ビジネスマナーはたくさんありますが、基本を抑えればそれほど不安になる必要はありません。また、心配ならば先輩や上司に教えてもらいましょう。
何事も経験です！いつか頼られるビジネスマンになれますように頑張ってくださいね。
