初めて任された会議で上手な進め方とコツは…？

こんにちは！
上司から突然の会議進行の指示命令。まだ会議の進行をしたことがない方は、非常に不安に思うはずです。

「会議でどうすれば上手く進められるの？自分は何をすればいいの？」

出席者が全員上司だったりすると、とっても不安ですよね。
今回は、そんな初めて会議の進行を任された新入社員の方に向けて、上手な会議進行についてまとめていきたいと思います！

ここを押さえれば心配なし！コツとポイント教えます！

まずこの答えとしては、
「結！」
です。この理由として2つあげますね。

まずは、その会議の目的を明確にして、この話題からはそれませんよということを宣言します。
宣言することで、出席者に「今日はこのための会議だから、それ以外のことはなるべく控えよう」と意識付けさせることができます。

その際に注意してもらいたいのは、会議の種類です。
主に3つあります。報告や共有、課題発見やアイデア出し、意思決定の3種類です。
それぞれの会議について今回は説明しませんが、目的は種類によって変わります。

続いて注意する点は、目的は1つだけに絞ることです。
その会議でしなければならない、1番重要なことだけを目的とします。
3つ4つ目的を出されてしまうと、話が行ったり来たりしてしまい、会議が長引いてしまいます。
必ず目標は1つにして、全員を目的に向かわせるようにしましょう。

続いて、進行役が意識しなければならないのは、タイムマネジメントです。
必ず何時から何時まで、と会議の時間を決めるようにして、これも会議の最初に宣言しましょう。

会議の期限を決めることで、それまでの時間を会議に集中させることができます。そして、他の業務にもスムーズに移ることができますので、非常に効率の良い会議になります。

もし進行に徹したい！と思うのであれば、他の出席者にお願いするのもありですよ。

そして、会議のあとのそれぞれが何をすればいいのか、どういう方針でやればいいのか、という次につなげるための結論を出すことが非常に重要です。
この次につなげる結論という部分が、その会議が成功したかどうかの決め手と言っていいくらいです。

せっかく会議したのに、この後それぞれがなにをすればいいかわからない、また会議だ！だと、効率も悪くなりますし、なにより会議の雰囲気が悪くなります。

出席者が時間をとって集まってくれた会議です。
会議が終わる前に必ず、「あなたが次はこれをしてください、次の会議までにこれを進めて、これを決めるようにしましょう。」と先のプランを提示していきましょう。

先見力のある人だと出席者から見られて、あなたの評価もうなぎのぼりです！

では、よくある失敗例をここではあえて紹介します。こんな会議はダメだ！と覚えておきましょう。

よくある小学生の学級会での発言です。
「意見がある人は手を上げて発言してください。」

会議を進めるためには、意見がないと進まなかったりしますよね。
ですが、意見がある人はどうぞスタイルは、社会人になってからは通用しません。

なぜなら、ある一定の人が長時間話し続けてしまい、その人の意見しか採用されなくなったりするからです。

すべての出席者に参加した意味を持ってもらうために、ファシリテーターとして満遍なく意見を集めるようにしましょう。

結論がまとまらないケース、これもダメな会議にありがちです。
結論がまとまらないから、１５分延長で！とかは、本当に効率の悪い会議です。

気をつけることは、まずは時間がすべてです。時間を決めてから会議をするようにします。

その際、最後の10分以上は次に何をするかを考えるようにしましょう。そうすることで、必ず会議のまとめの段階を踏むからです。

導入が全てです。最初に会議の雰囲気が悪くなっては、その後の会議内容にも影響を及ぼしてしまいます。

そのために、必ず事前準備をしっかりしましょう。
出席者の人数、部屋の確保、資料作成、当たり前と思えるかもしれませんが、その積み重ねでいい会議は成り立つものです。

あとは、出席者の事前リサーチも忘れずに。
どんな人が出席するのかで、会議の進め方が変わったりするかもしれません。
誰がこの会議における決定権を持っているキーパーソンなのか、これはあらかじめ把握しておくといいですよ。

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いかがでしたか？
初めての会議の進行役でも、これでバッチリです！
あくまでも会議を上手に回すことだけに集中して、気持ち良く行える効率良い会議を運営するように心がけましょう！