会議の進め方と各役割ごとの準備！これを見れば一目でわかる！

こんにちは！
社会人になって、なんとなく厄介だと思ってしまう会議。なぜなら、あまり効率が良くないから。

「会議ってどうやって進めるの？どんな役割が必要なの？」

今回はそんな疑問にお答えして、会議の意義と役割についてまとめてみました！

全体の流れはこう作る！

まずは役割の前に、会議全体について言えることです。
どの役割などは関係ありません。全員が意識しなければならないことです。

まずは、その会議の意義を明確にして、会議の目的を全員で認識しましょう。

目的を全員で共有することができれば、無駄な脱線などが少なくなり、とても効率がよくなります。

会議の司会者であるファシリテータに進行は任せて大丈夫ですが、出席者も脱線しそうにならないように、各自が意識することができます。

そうすると、よりシナジーを生み出しやすくなりますよ。

よくありがちなのが、会議をすることをゴールにしがちなこと。
違いますよね。その会議は、ある目的を達成するための会議のはずです。

あくまでも通過点であるはずの会議を、どうしてかゴールとして認識しがちです。

なので、その会議のあとに各自が何をすればいいのか、という次につなげるための結論を出すことが非常に重要です。
これが、その会議が成功したかどうかの決め手と言っていいくらいです。

では、それぞれの役割ごとにどんなことを気をつければいいのか、まとめてみました。

ファシリテータは、会議の進行を一任する、一番重要な役割です。
ファシリテータの主な目的は、会議の目標を達成させること、自由に意見を言える場にすること。

自分が中心にはなりますが、議論の主張の中心になってはいけません。
会議全体をコントロールするといった意味での中心になることを心がける必要があります。

書記が行うことは、議事録の作成、もしくは板書です。
議事録が主になはなるかと思います。

議事録作成の上で注意することは、あらかじめ議事録の骨格を作っておくこと、他の人が見てもわかりやすいこと、これからの行動をまとめていることの3点です。

いろんな議事録をあらかじめ読んで、その会社の議事録のフォーマットにしたがって、みなが見やすいと言ってくれる議事録を作るようにこころがけましょう。

会議の時間を管理するタイムキーパー。
ファシリテータの次に大切な役割と言っていいでしょう。

注意することは、焦らせてはいけない。それだけです。
ファシリテータとコンタクトを取りながら、時間配分は臨機応変に変更しても構いません。

何を目的に会議しているのか、それは時間管理が目的ではありません。
あくまでも会議における目標を達成するための、目安の時間であることを忘れないように！

雑務のポイントは、準備につきます。
会議がいかにスムーズに進行できるかは、準備にかかっています。
部屋の予約、照明、お茶、連絡などなど。

細かな作業が多い雑務ではありますが、少しでも準備の怠りが会議において障害になってしまってはいけません。
小さいことではありますが、しっかり準備に気をいれていきましょう。

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いかがでしたか？
会議に参加する人には、全員意味があります。
なぜ会議をするのか、なにをあなたは会議で求められているのか、この2点を明確にして、実りある会議にするようにしましょう！