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診断書の郵送には添え状(送付状)を!使える例文や封筒の書き方!

投稿日:2018年3月1日 更新日:

 

診断書 添え状

うつなどの病気やけがなどで休職することになった場合、診断書を会社へ郵送しますが、必ず添え状(送付状)を付けるのがマナーです!

添え状の書き方は?手書きそれともパソコン?縦書き横書き?封筒の書き方は?

すぐに使える例文もあわせてすべてご紹介します!

※2019.06.15 縦書き例文追加しました



会社へ診断書を郵送する場合の基本マニュアル

診断書 添え状

添え状までの流れ

先に添え状までの流れを簡単に説明します。

まず病気やけがで会社を長期間お休みする場合は、会社の休職制度を確認したり、上司や人事の方に連絡をとって必要書類について確認するようにしましょう。休職制度は就業制度に書いてあります。

次に診断書です。診断書は医師との相談の元、就業規則の形式に沿った診断書を書いてもらいます。この際に、保険等についても確認しておくと安心ですよ!

「添え状」は診断書を会社に郵送するタイミングで必要になってきます。

なぜ添え状が必要か?と言われれば、それがマナーだからです。
考えてみてください。会社を休むわけです。しかも病気やけがの場合なので会社に行って提出するよりも、郵送のケースがほとんどです。対面せずに休職の旨を伝える必要があります。

添え状なしで診断書だけ郵送された側としては、いきなり退職願だけ届いたぞ!くらい失礼な印象を受けます。笑

きちんと形は守り、自分が休む分かわりに迷惑をかける上司や同僚への礼儀を示しましょう。

添え状の例文

それでは、添え状とはどういったものになるのでしょうか。
答えは簡単、シンプルイズザベストです。あれこれ悩まずに、シンプルに書きましょう。

ここではシンプルな例文を紹介します。
横書きでご紹介しますが、縦書きでも構いません。

横書きの場合

日付

会社

担当課

担当者様

自分の名前送付状拝啓 貴社益々ご清栄のことと申し上げます。
診断書を同封させていただきます。
私も引き続き回復に努力しておりますので、ご迷惑をおかけいたしますが、何卒宜しくお願い申し上げます。

敬具

          〇年〇月〇日
〇〇会社 〇〇課
担当 〇〇様送付状拝啓 この度は私事でご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。
診断書並びに疾病手当申請書を同封いたしますので
ご査収のほどよろしくお願いいたします。敬具記診断書 1通

疾病手当申請書 1通

縦書きの場合

診断書 郵送 添え状 縦書き

 

添え状はパソコン?それとも手書き?

結論から言うと、添え状はパソコンで作成しても、手書きしてもどちらでもOKです!

大切なのは

・相手にきちんと内容が伝わるか
・丁寧に書かれているか

です。

最近はパソコンで作成することがほとんどでしょうから、手書きの手紙を見ると「ご丁寧にありがとうございます」なんてお礼を言われることもあります。

しかし、診断書の提出をするための添え状を書くときっていうのは、心身が辛い状況であることが考えられますから、あまり負担にならない方法で書けばいいでしょう。

診断書の郵送方法と封筒の書き方

診断書在中
それでは診断書や添え状を郵送するときの方法や注意事項について説明します。

封筒のあて名書きは写真を参考にしてください。

会社に送る場合は〇〇会社御中と書きますが、個人あてに送る場合は〇〇でOKです。

  • できれば診断書は折り曲げないで入る大きな封筒に入れる
  • 封筒に「診断書在中」と書いておく
  • 事前に上司に診断書を送ることを連絡しておくのがベスト
  • できるだけ早く郵送する

休職から復職する時のマナーや挨拶は?

診断書 添え状
では、病気やけがから復帰して復職するときは、どうすればいいのでしょうか。

まずは前日、上司に一報を

いきなり復職されても、周囲も困りますよね。

まずは前日には、上司には連絡を入れましょう。電話でもメールでもかまいません。

部署が異動している場合には、どちらの上司にも連絡を入れるのが好印象です。

会社にきたら、仕事の前にまずは挨拶まわり

出社したら、まずは簡単で大丈夫です、上司や同僚に挨拶回りをしましょう。

迷惑をかけているのですから、その誠意を示すのが礼儀ですよ。

朝礼のタイミングがあるかもしれません。どちらにせよ、あらかじめ内容は考えるようにしましょう。

復職報告
休職中に迷惑をかけたことへの謝罪、配慮に対しての感謝
復職にあたっての抱負
今後就業する上で配慮をお願いしてもらいたいこと

このあたりを含めるのがスマートです。

取引先の方にも迷惑をかけている場合は、簡単に連絡を入れるようにしましょう。

【こういう記事も読まれています】

うつ病で休職することになったある女性の体験談です。

休職期間が終了して、復帰するつもりだったけどやっぱり無理・・・

そのまま休職を延長することになったときの手続きの仕方やマナーなどについて知りたい方は、こちらの記事でまとめてありますのでぜひ参考にしてくださいね!

 

こちらは退職届を会社に郵送する場合の添え状(送付状)の書き方などについてまとめてあります。

うつ病で休職していた女性が、そのまま退職することになりそのときのエピソードもありますから参考にしてください!


診断書 添え状

まとめ

診断書 添え状

うつ病などで休職することになり会社へ診断書を郵送する場合は「添え状」が必要です。

添え状はパソコンでも手書きでもどちらでもOKですので、例文を参考にしながら作ってみましょう。

シンプルイズベスト!あまりかしこまったり悩んだりせずに、正しい日本語で、心を込めて書けば大丈夫ですよ。

-ビジネスマナー

執筆者:


  1. 匿名 より:

    縦書きの例文も欲しかったです。

  2. hpsl編集局 より:

    コメントありがとうございます!
    縦書きの例文ですね。
    近日中に追加します^^/

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