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退職願を郵送する場合には添え状が必要?例文や書き方を知りたい!

投稿日:2018年4月23日 更新日:

退職願というのは基本的に手渡しするものですが、どうしても郵送しなければならないケースもありますよね。

その場合には添え状(送付状)が必要です。

でもどのように書いたらいいの?縦書き、それとも横書き?

という疑問を持っている方が多いので、例文や書き方についてまとめてみました。

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退職願を郵送するときに添え状が必要?

退職願は直接手渡しするのがいちばん望ましいです。

しかし様々な事情があり、手渡しできないこともあります。

  • 病気療養中などで会社に出向くことができない
  • すでに退職した後に不備などがあり、再提出することになった
  • トラブルなどが理由で退職し、上司と顔を合わせづらい

などが考えられます。

どのような理由にせよ、退職願を郵送する場合には添え状が必要です。

退職願のみを封筒に入れて郵送するというのは、マナー違反になりますし、受け取った方もやはり感じが悪いので気を付けましょう。

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退職願を郵送する場合の添え状の書き方

ポイント

  • 手書きでもパソコンで書いたものをプリントアウトしてもOK
  • A4またはB5の用紙に書いたものを三つ折りor四つ折り(封筒のサイズに合わせて)
  • 大きな封筒に曲げずにそのまま入れる
  • 用紙はコピー用紙でも良いが、上質紙の方が印象が良い
  • 封筒は無地で白いものがベスト
  • 封筒の受取人欄には上司の名前・部署名に加え「親展」と赤字で書く
  • 封筒の差出人欄には自分の名前・部署名を忘れずに
  • 一般のビジネスメールなどと同じように、基本的な挨拶や言葉遣いを抑えていれば大丈夫!

封筒に「親展」と赤字で書くことにより、宛名本人しか読まれないので、間違って他の人に読まれる心配がありません

ぜひ「親展」の文字を忘れないようにしてくださいね。

添え状の例文

※縦書きでも横書きでもどちらでも構いません。

〇〇(社名) 〇〇部 〇〇課 〇〇様

拝啓

貴社ますますのご清栄と存じ、お慶び申し上げます。

このたび一身上の都合により退社させていただくことになりました。

同封の通り、退職願を提出いたしますのでご査収の程よろしくお願いいたします。

在職中は至らぬ点もございましたが、たくさんのご指導をいただき心から感謝しております。

末筆ながら、貴社の発展をお祈り申し上げます。

敬具

〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇(自分の名前)

〇〇(社名) 〇〇部 〇〇課 〇〇様

拝啓

貴社ますますのご清栄と存じ、お慶び申し上げます。

既にご存知かとは思いますが、このたび一身上の都合により退職させていただくことになりました。

突然のことでご迷惑をおかけすることになり、心より深くお詫び申し上げます。

同封の通り、退職願を提出いたしますのでご査収の程よろしくお願いいたします。

本来なら直接お渡ししなければならないところ、事情により書中をもって失礼いたします。

長い間、大変お世話になりありがとうございました。

末筆ながら、貴社のご健勝を心よりお祈り申し上げます

敬具

〇〇部 〇〇課 〇〇 〇〇(自分の名前)

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筆者の体験

ちなみに、筆者の体験をちょっとお話したいと思います。

私は過去に2度ほど仕事を辞めたことがありますが、一度目は精神的に病んでしまって休職中に退職する形になってしまったのですが、その時は頑張って出社しました。

その会社は専用の退職願のフォームがあったので、上司にそれをもらってその場で書き込みました。

つらい時期に出社するのはとてもエネルギーがいりましたが、やはり最後は面と向かって挨拶をすべきだなと思いました。

デスクに荷物もまだ置きっぱなしにしていたし、それを同僚に片づけさせる方が心苦しかったので、退職届を出してその足で同僚へあいさつをして、荷物を段ボールに詰めて持ち帰りました。

二度目に仕事を辞めたときは、非常に小さな会社だったことと、辞めるときには会社が傾きかけていて内部が非常に混乱していたので、口頭のみでの退職となりました。

今思えば退職願を出さなくても通るほど、いろんな部分がいい加減だったんだなと思います。

いずれにせよ、書類やビジネスメールなどのマナーを身に着けておいて損することはありません。

今振り返れば「若気の至りで失礼なこともたくさんしてきたな」ということがたくさんあります。

ぜひ皆さんは、若いうちからきちんとしたビジネスマナーについて勉強して、身に着けていってくださいね。

【こういう記事も読まれています】

うつ病や怪我など長期で会社を休む場合。休職届を会社に郵送しなければならないことがあります。

そんなときって添え状(送付状)は必要なの?どう書いたらいいの?郵送方法は?

そんな疑問にお答えする内容をまとめていますので、ぜひ参考にしてください!

まとめ

退職願は本来なら直接出社して手渡しするのがベストです。

手渡しの場合は添え状はなくても大丈夫ですが、もし事情があって郵送する場合には必ず添え状を付けましょう。

退職願だけを郵送しても無効になる、ということはありませんが、やはりマナーとして付けておいた方が受け取った側も感じが違います。

もうこれで終わりかもしれませんが、できれば気持ちよく締めくくりたいですよね。

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