気になることや役立つことをまとめたサイト|Happy Slow Life

育児・健康・家事・仕事・季節のこと・旅行・イベント・気になることなど、ちょっぴり豊かな生活を送るための知りたい!が詰まった情報ブログ

仕事に関する疑問・悩み・ヒント

ミーティングの司会をやりたくない!?こんなメリットがあるとしたら?

投稿日:2018年12月28日 更新日:

ミーティングの司会をやりたくない

ミーティングの司会を依頼されて、正直「やりたくないな」と思うことありませんか?

「リーダーシップなんてないのに・・・。」
「口下手だから進行なんて向いてない!!」
「好き勝手なこと言う人が多いからとりまとめられない…」などなど、

不安を感じる人もいるのではないでしょうか。

しかしミーティングのの司会をすることで得られるメリットって大きいんです!それにコツをおさえておけばそんなに難しいことはありません。

そこで今回は、このミーティングの司会をやることのメリットとうまくやるコツなどについてご紹介しますので、ぜひ最後まで読んで、やる気満々でミーティングの司会に臨んでください。



ミーティングの司会をやることのメリット3つ

実際にミーティングの司会をやることで得られる大きなメリットとは

  • 時間配分が組めるようになる
  • 度胸がつく
  • 他者を肯定できるようになる

という3つがあげられます。

では具体に見ていきましょう。

時間配分が組めるようになる

ミーティングは決められた時間内で、決められた議題をこなさなければなりません。

司会をやることになったら、事前に時間配分を意識した進行を考えなければならないし、進行中もできるだけ予定通りに進むように、時間を意識するようになります。

こういった経験を積んでいくと、普段の仕事や生活の中でも時間配分がうまくできるようになるというメリットがあります。

度胸がつく

司会者はやはり小さな声では務まりません。

普段おとなしめの人でも、勇気を出して大きな声を出し、ハキハキと話して仕切っていくことが必要です。

何度か司会をやっていると、場慣れしてくるので、自然と度胸がついてくるのです。

他者を肯定できるようになる

ミーティングの場では、賛成、反対、建設的な意見、ネガティブな考えなど、いろんな意見が飛び出してきます。

司会者はそんなバラバラの方向を向いている意見を一つにまとめていく力が必要です。

個人的な意見は置いといて、まずは人の話をしっかり聞く、否定しないという姿勢がとても大事です。

司会を経験した人は、他者を受けいれまずは肯定するという態度や姿勢が身につきます。

ミーテイングの司会は大変なことも多いようですが、メリットもあるようですね。

ミーティングで司会を経験した20代男性の口コミ

「流されるままやっていると時間内に終わらないことを痛感。ある程度しっかり時間の管理をするようになったら、プライベートでもメリハリがつくようになった。」
「ダラダラしがちな性格ですが、この時間にはこうしなきゃと時間に気を配れるようになった。」
「小さい声では仕切っていくことができないので、ある程度声を張るよう意識できるようになった!」
「立場が上の人にもビクビクしないで声をかけられるようになりました。」
「どんな意見も一旦は受け入れる姿勢が身について、相手の意見をとりあえずは聞けるようになった。」
「立場が違うとこういう考えもあるのかと、中立的な視点を持てるようになった。」

ミーティングの司会をやるときに外せないコツ3つ

ミーティングの司会をやるときに外せないコツとしては、

  • 事前の準備を怠らないこと!
  • 時間厳守!
  • 発言の機会を全員に与えること!

の3つです。

事前の準備を怠らない

ミーティングで話し合うことは事前に決まっているでしょうが、話し合いの途中でどんな意見が出てどんな方向に進んで行くのかは、実際に始まってみないとわかりません。

あらかじめどんな意見が出そうなのかをしっかり予想しておきましょう。

そして、

「Aの意見が多かったらCに進む」

「Bの意見が多かったらDに進む」

というふうに、その場で戸惑わずに臨機応変に対応ができるよう、具体的なシミュレーションをやっておくと自信を持って進めることができます。

時間厳守

これはミーティングに限らず、社会人として守らなければならない最低限のマナーです。

司会をする人は会議室に真っ先に行き、みんなが集まる前に会場や資料の準備をしっかりとしておきましょう。

もしどうしても遅れるような事態が発生した場合は、できるだけ早めに全メンバーに知らせるように心がけましょう。

発言の機会を全員に与える

ミーティングに参加する人の中には、その場で何も意見を言わずに、結論が出てから文句を言う人もたまにいます。

そういうことがあってはチームワークにヒビがはいる可能性もありますし、仕事もうまく進みません。

ミーティングではできるだけ全員に発言の機会を与えるようにしましょう。

そのためには、ミーティングで話し合う内容を資料にまとめメンバーに配っておくことや、全員に発言を求めるからしっかり考えてきてほしい、ということを事前にしっかりしておく必要があります。

ミーテイングの司会を何度も経験しているというベテランからのアドバイス

「事前の準備が重要!会議開始と同時に的確に進められるので充実した会議にすることができます。」
「何のためにその会議を行うのかの理解は基本中の基本です。目的が曖昧な会議では意味ありません。」
「事前の配付資料を読みこんでおきましょう。テーマの背景を念頭に置き、細部について予習したり自分の意見をまとめておくことで有意義な会議に持っていけます。」
「会議の際の守るべきマナーやエチケットにもしっかり目を光らせておきましょう。」
「どのメンバーにも会議で発言する機会を持てるように配慮してください。会議のメンバー内に新人や幹部クラスが出席している場合、自らは発言しにくいこともあるはずです。そこをうまく引き出すのも司会者として重要です。」
「会議に参加するときは、議題とともに参加者の顔ぶれをチェックしましょう。」
「時間通りに進めましょう。定時に開始、進行がルールという立場で場を仕切りましょう。」
「〇専務がまだですので……」などと開始を遅らすと、上司ありきの雰囲気を作ってしまいがちです。」
「長く話しがちな独演者には、「もっとお伺いしたいところですが、時間が迫っております」など、タイムルールの意識をうながしましょう。」
「参加者が具体的に発言できる質問を用意しておきましょう。抽象的な質問では相手も答えられません。」
「発言を否定されたら正論でも反感を感じモチベーションが下がりやすくなります。一旦は「なるほど」と受取り、「この点〇さんはどう思われますか?」と対論を聞くようにしておけば発言者を否定しないで議論できます。」
「方向違いの意見が出た場合、「ずれています!」と軌道修正するのではなく、「興味深いですが、今は〇についての議論ですよね」と、相手にずれを意識してもらうようにしましょう。」
「冒頭や合間にのんびりした世間話を入れましょう。これは「アイスブレイク」と言われ、参加者の緊張を解いて気軽に意見を言えるよう場を凍らせないようにするテクニックです。」

まとめ

ミーティングの司会を経験すると

・時間配分ができるようになる
・度胸がつく
・他者を肯定できるようになる

というメリットがあり、私生活にも大きく役立ちます。

また、ミーティングをうまくすすめるコツは

・事前の準備を怠らないこと
・時間厳守
・発言の機会を全員に与えること

という3つがとても大事です。

司会進行をする人は、自分が会議の舵取りという意識を持って、時には毅然と場を仕切ることも重要です。

初めからうまくはいきませんし、回数を重ねても思い通りにならないこともありますが、そこはある程度開き直って、円滑かつ結果に結びつくように会議を進めてください。

最初はイヤイヤかもしれませんがそのうち場慣れしてきますし、あなたの人生に役立つこと間違いなしです。

-仕事に関する疑問・悩み・ヒント

執筆者:


こんにちは!

このサイトの管理人をしている子育て中のアラフォー主婦です。

普段の生活の中で疑問に思ったことや、これ知りたい!と思ったことを中心にまとめています。

みなさんのお役に立てれば幸いです^^